Jedną z istotnych rzeczy przy przetwarzaniu plików z informacjami o fakturach w biurze rachunkowym, jest właściwa separacja danych. Inaczej narażamy się na niepotrzebny stres oraz stratę czasu na bezowocną pracę.
Separacja klientów
W skrócie chodzi o to, aby nie pomieszały się pliki z fakturami z różnych firm. Przy braku odpowiedniej separacji firm możemy wczytać dane z innej, co będzie skutkowało koniecznością usunięcia nieodpowiednich zapisów i ponownego wykonania pracy. Drugie niebezpieczeństwo, to nadpisanie pliku jednej firmy danymi z innej, co z kolei może wymagać ponownego pozyskania utraconego pliku.
Separację firm najprościej można osiągnąć poprzez założenie osobnego podkatalogu na każdą firmę. Na dysku (najlepiej udostępnionym w sieci) proponuję utworzyć katalog IMPORT albo FAKTURY, w którym będą podkatalogi na pliki od klientów. W kwestii podkatalogów przetestowałem dwa rozwiązania: nazwy utworzone z NIP oraz symbole opisowe (np. nazwiska). Czytaj dalej Separacja danych przy imporcie i eksporcie faktur
