Jedną z istotnych rzeczy przy przetwarzaniu plików z informacjami o fakturach w biurze rachunkowym, jest właściwa separacja danych. Inaczej narażamy się na niepotrzebny stres oraz stratę czasu na bezowocną pracę.
Separacja klientów
W skrócie chodzi o to, aby nie pomieszały się pliki z fakturami z różnych firm. Przy braku odpowiedniej separacji firm możemy wczytać dane z innej, co będzie skutkowało koniecznością usunięcia nieodpowiednich zapisów i ponownego wykonania pracy. Drugie niebezpieczeństwo, to nadpisanie pliku jednej firmy danymi z innej, co z kolei może wymagać ponownego pozyskania utraconego pliku.
Separację firm najprościej można osiągnąć poprzez założenie osobnego podkatalogu na każdą firmę. Na dysku (najlepiej udostępnionym w sieci) proponuję utworzyć katalog IMPORT albo FAKTURY, w którym będą podkatalogi na pliki od klientów. W kwestii podkatalogów przetestowałem dwa rozwiązania: nazwy utworzone z NIP oraz symbole opisowe (np. nazwiska).
To pierwsze rozwiązanie sprawdzało się dobrze w czasach, gdy pliki były dostarczane na dyskietkach, a kopiowanie z dyskietek było wykonywane programem AFIK. Na dyskietkach umieszczałem mały plik DYSK.DBF z danymi klienta, dzięki czemu trafiały one do odpowiedniego katalogu, nawet jeśli aktualnie pracowało się z innym. Niestety nie sprawdza się to, gdy dane są przesyłane jako załączniki do e-maila — NIP-y nie są czymś, co łatwo można zapamiętać i wyszukać, aby ten załącznik zapisać/wypakować we właściwe miejsce. Z kolei pamięci USB montują się pod różnymi literami, więc nie jest to już tak proste, jak wczytywanie z dysku A:.
Obecnie raczej sugeruję stosowanie nazw opisowych — nazwisk albo skróconych do jednego słowa nazw firm. Należy jednak bardzo uważać w przypadku osób o identycznych (a nawet zbliżonych) nazwiskach — w takim przypadku lepiej posługiwać się nazwami firm.
Separacja okresów
Drugim, równie istotnym czynnikiem redukującym potencjalne błędy, jest unikanie wymieszania plików dotyczących różnych okresów. Samo usuwanie pliku poprzedniego okresu może nie być wystarczające — możemy nie mieć pewności, czy poprzedni plik został już zastąpiony najnowszym. Może zdarzyć się też potrzeba ponownego sięgnięcia do jakiegoś wcześniejszego okresu.
Separację okresów najprościej osiągnąć poprzez umieszczanie w nazwie pliku roku oraz miesiąca. Dodatkowo, jeśli rok będzie przed miesiącem, uzyskamy dodatkową czytelność podczas sortowania zawartości podkatalogu (przy prostym sortowaniu wg nazw pliki ułożą się chronologicznie, a nie zgrupują wg miesiąca). Wskazane jest przy tym, aby miesiące zapisywać dwiema cyframi (tzn. od stycznia do września z dodatkowym zerem).
Separacja importu od eksportu
Dla niektórych programów księgowych może być też konieczne rozdzielenie plików pozyskiwanych od klientów oraz gotowych do wczytania w programie księgowym. Jest to szczególnie istotne, jeśli program księgowy wczytuje pliki z takimi samymi rozszerzeniami, jak mają pliki dostarczane przez klienta (np. bardzo popularnym rozszerzeniem jest TXT). Podobną sytuację możemy mieć przy importowaniu faktur pomiędzy programami tej samej rodziny (np. rozszerzenie EPP dla programów InsERT), ale gdy wykonujemy dodatkową obróbkę danych, np. Afikiem.
Można to zrobić tworząc osobny katalog eksportowania, z podobnym podziałem na podkatalogi, jak dla plików od klientów. Niektóre programy księgowe zapamiętują ścieżkę importowanego pliku osobno dla każdego klienta, co pozwala unikać pomyłek. Jednak przy odrobinie staranności wystarczające może być korzystanie z odpowiednich przedrostków w nazwach plików.
Separacja typów dokumentów
Niektóre programy handlowe generują po kilka plików, np. osobny plik na sprzedaż w PLN, osobny na sprzedaż w EUR i osobny na pozostałe wydatki. W takim przypadku w nazwie pliku będą te same cyfry okresu, jednak nazwy plików się muszą się czymś różnić. Wtedy trzeba ustalić przedrostki albo końcówki, powiązane z typem danych i konsekwentnie się ich trzymać.
Przykładowo, z programu Symfonia Handel osobno (z innego miejsca) eksportuje się faktury sprzedaży, a osobno zakupy towarów — ja rozróżniałem pliki dając pierwszą literę „S” albo „Z”.
Miałem też przypadek, że pliki z pewnego programu handlowego nie chciały się prawidłowo wczytać — przydzielono im przedrostki „sprzedaz” i „zakupy”, jednak na którymś etapie dostarczania do biura przedrostki zostały dodane odwrotnie do zawartości plików. Ponieważ nie byłem wtedy pewien, czy na podstawie samej zawartości pliku da się odróżnić sprzedaż od zakupów, użyłem również przedrostka pliku do rozpoznawania kontekstu faktur. W efekcie dane przestały pasować do ustalonych w poprzednich okresach zestawów cech.
Separacja filii
Może się też zdarzyć tak, że klient prowadzi działalność w dwóch lub większej liczbie filii, a w każdej ma osobny program handlowy. Przypadek ten jest podobny powyższego — filiom należy przypisać różne przedrostki dla plików i konsekwentnie się ich trzymać.