Separacja danych przy imporcie i eksporcie faktur

Jedną z istotnych rzeczy przy przetwarzaniu plików z informacjami o fakturach w biurze rachunkowym, jest właściwa separacja danych. Inaczej narażamy się na niepotrzebny stres oraz stratę czasu na bezowocną pracę.

Separacja klientów

W skrócie chodzi o to, aby nie pomieszały się pliki z fakturami z różnych firm. Przy braku odpowiedniej separacji firm możemy wczytać dane z innej, co będzie skutkowało koniecznością usunięcia nieodpowiednich zapisów i ponownego wykonania pracy. Drugie niebezpieczeństwo, to nadpisanie pliku jednej firmy danymi z innej, co z kolei może wymagać ponownego pozyskania utraconego pliku.

Separację firm najprościej można osiągnąć poprzez założenie osobnego podkatalogu na każdą firmę. Na dysku (najlepiej udostępnionym w sieci) proponuję utworzyć katalog IMPORT albo FAKTURY, w którym będą podkatalogi na pliki od klientów. W kwestii podkatalogów przetestowałem dwa rozwiązania: nazwy utworzone z NIP oraz symbole opisowe (np. nazwiska). Czytaj dalej Separacja danych przy imporcie i eksporcie faktur

InsERT Rachmistrz GT: Import faktur

Aby wczytać dostarczony do biura albo wygenerowany z Afika plik EPP, należy wybrać z menu Narzędzia opcję Import Ctrl+F9InsERT Rachmistrz GT: Import faktur z pliku EPP.

następnie w okienku wybrać opcję „plik komunikacji” i wskazać ten wypakowany plik (tu I:/201504.EPP) oraz przycisnąć [Dalej >].InsERT Rachmistrz GT: Wybranie pliku EPP, z którego będą importowane faktury.

Czytaj dalej InsERT Rachmistrz GT: Import faktur

Aplikacja Ramzes KPiR: Import faktur

Aplikacja Ramzes (KPiR) nie pozwala wczytać dokumentów z pełnymi informacjami o księgowaniu. Zamiast tego jest podział na typy dokumentów, a dla każdego typu trzeba za każdym razem ustawiać ręcznie sposób zaksięgowania grupy wybranych dokumentów (miesiąc, kolumnę, rejestr VAT). Ponieważ nie da się tego na stałe zapisać w programie, łatwo się przy tym pomylić, a w razie pomyłki trzeba usuwać źle wpisane dokumenty po jednym (albo poprawiać wchodząc w każdy, co jest chyba bardziej uciążliwe).

W pierwszej kolejności trzeba jednorazowo dodać nową filię, aby można było wczytywać pliki DBF. Ja standardowo dodaję filię „AFIK”, której trzyliterowy skrót ma w efekcie postać „AFI”. Domyślny magazyn nie pozwala wczytywać plików DBF. Można to zrobić z menu Kartoteki, albo od razu z okna importowania.Aplikacja Ramzes KPiR: Dodanie nowej filii.

Wczytywanie danego miesiąca rozpoczynamy od wybrania z menu opcji Import danych z filii.Aplikacja Ramzes KPiR: Import danych z filii. Czytaj dalej Aplikacja Ramzes KPiR: Import faktur